Separación de responsabilidades:
la plataforma no administra en lugar de los funcionarios ni reemplaza al
OCI. Proporciona información ordenada para que la entidad gestione mejor,
el OCI ejerza el control dentro de sus competencias y la Contraloría
pueda supervisar.
1. Actos de gestión
La plataforma puede registrar y dar seguimiento a:
Decisiones
- Decisiones administrativas.
- Resoluciones.
- Autorizaciones.
- Informes y conformidades.
Contrataciones
- Requerimientos.
- Órdenes de compra y servicio.
- Contratos y convenios.
- Adquisición de bienes.
Ejecución
- Obras públicas.
- Pagos y transferencias.
- Servicios públicos.
- Actividades y metas.
Cada acto recibe un código único, una línea de tiempo y un expediente digital.
2. Procesos y procedimientos
NÚCLEO CONTROL permite gestionar la trazabilidad de:
- Etapas del procedimiento.
- Actividades obligatorias.
- Plazos programados y reales.
- Dependencias participantes.
- Documentos requeridos.
- Puntos críticos de control.
- Retrasos, interrupciones y omisiones.
- Modificaciones realizadas.
- Estado actual del proceso.
La plataforma permite responder:
¿cómo se hizo, quién lo hizo y qué etapa quedó pendiente?
3. Funcionarios y responsables
La plataforma puede identificar:
Preparación
- Quién solicitó.
- Quién elaboró el sustento.
- Quién preparó las especificaciones.
- Quién certificó el presupuesto.
Decisión y ejecución
- Quién autorizó.
- Quién seleccionó.
- Quién contrató.
- Quién supervisó.
Recepción y pago
- Quién dio la conformidad.
- Quién autorizó el devengado.
- Quién realizó el pago.
- Quién recibió o custodió el bien.
Información registrada por cada participante
- Cargo y dependencia.
- Competencia o delegación.
- Periodo de ejercicio.
- Acción u omisión.
- Documento firmado.
- Fecha de intervención.
- Recursos bajo su responsabilidad.
Esto permite precisar la participación de cada persona
sin declarar automáticamente una responsabilidad jurídica.
4. Presupuesto y recursos públicos
Información presupuestal
- Año fiscal.
- Pliego y unidad ejecutora.
- Fuente de financiamiento.
- Categoría presupuestal.
- Producto, proyecto o actividad.
- Meta presupuestaria.
- Certificación.
- Clasificador del gasto.
- PIA y PIM.
- Compromiso, devengado, girado y pagado.
Otros recursos empleados
- Personal.
- Bienes y equipos.
- Vehículos y maquinaria.
- Materiales.
- Horas de trabajo.
- Tiempo de ejecución.
La plataforma permite responder:
¿cuánto costó, de qué partida salió y qué resultado produjo?
5. Contrataciones y proveedores
Puede dar seguimiento a:
- Requerimientos.
- Especificaciones técnicas y términos de referencia.
- Estudio o indagación de mercado.
- Cotizaciones y postores.
- Procedimiento de selección.
- Contrato, adendas y ampliaciones.
- Adicionales, deductivos y penalidades.
- Entregables.
- Conformidad y pago.
- Desempeño del proveedor.
Señales que puede detectar la IA
Precios y pagos
- Precios superiores a comparables.
- Pagos duplicados.
- Cantidades no acreditadas.
Competencia
- Posible fraccionamiento.
- Cotizaciones vinculadas.
- Especificaciones restrictivas.
Patrones
- Proveedores recurrentes.
- Representantes relacionados.
- Adicionales reiterados.
Estas señales requieren evaluación humana y
no constituyen por sí mismas prueba de una irregularidad.
6. Obras públicas
Documentación y ejecución
- Expediente técnico.
- Presupuesto de obra.
- Contrato y cronograma.
- Valorizaciones.
- Cuaderno de obra.
- Adicionales y deductivos.
- Ampliaciones de plazo.
Control físico y resultado
- Avance físico y financiero.
- Supervisión.
- Pruebas de calidad.
- Fotografías y geolocalización.
- Recepción y liquidación.
- Puesta en funcionamiento.
Alertas principales
- Avance financiero superior al avance físico.
- Valorizaciones sin evidencia suficiente.
- Obra paralizada.
- Ampliaciones reiteradas.
- Aumento de costo sin avance proporcional.
- Obra recibida que todavía no presta el servicio esperado.
7. Metas, productos y resultados
La plataforma puede vincular el gasto con:
- Plan Estratégico Institucional — PEI.
- Plan Operativo Institucional — POI.
- Actividades operativas.
- Metas físicas.
- Indicadores KPI.
- Productos entregados.
- Beneficiarios y cobertura.
- Calidad del servicio.
- Resultado esperado y resultado alcanzado.
Eficacia: ¿se logró la meta?
- ¿Se entregó el producto?
- ¿Se atendió a la población prevista?
- ¿Se solucionó el problema?
- ¿Se alcanzó el resultado esperado?
Eficiencia: ¿cómo se usaron los recursos?
- ¿Cuánto costó alcanzar el resultado?
- ¿Se cumplieron los plazos?
- ¿Existieron gastos innecesarios?
- ¿Había una alternativa menos costosa?
8. Evidencias y documentos
NÚCLEO CONTROL puede conservar:
Documentos
- Resoluciones.
- Informes.
- Memorandos.
- Actas.
- Contratos.
- Órdenes.
Sustentos
- Cotizaciones.
- Comprobantes.
- Conformidades.
- Entregables.
- Mediciones.
Evidencia visual y digital
- Fotografías.
- Videos.
- Firmas digitales.
- Datos de sistemas oficiales.
- Metadatos.
Protección de la evidencia
- Fuente y autor.
- Firmante y fecha.
- Historial de versiones.
- Persona que incorporó el documento.
- Personas que lo consultaron.
- Huella digital.
- Relación con el acto y el gasto.
El documento original no se elimina. Toda corrección debe crear una
nueva versión y conservar el historial.
9. Riesgos y alertas
Documentación
- Expediente incompleto.
- Documento contradictorio.
- Pago sin conformidad.
- Evidencia insuficiente.
Responsabilidad funcional
- Responsable no identificado.
- Delegación vencida.
- Etapa omitida.
- Plazo incumplido.
Recursos y resultados
- Gasto sin resultado.
- Posible sobrecosto.
- Bien no localizado.
- Obra paralizada.
Cada alerta muestra su explicación, datos de origen, documentos relacionados y nivel de prioridad.
10. Control interno de la entidad
La plataforma puede apoyar a la entidad para:
- Identificar riesgos de gestión.
- Asignar responsables.
- Registrar medidas de control.
- Verificar el cumplimiento.
- Documentar deficiencias.
- Dar seguimiento a acciones correctivas.
- Evitar la repetición de errores.
- Conservar el conocimiento institucional.
La ejecución de las medidas de control interno sigue siendo
responsabilidad de la entidad. El OCI no asume funciones de
administración.
11. Trabajo del Órgano de Control Institucional
En un espacio independiente y reservado, NÚCLEO CONTROL puede apoyar al OCI en:
Planificación y control
- Universo auditable.
- Evaluación de riesgos.
- Priorización de materias.
- Planificación de servicios.
- Formación de expedientes.
- Organización de evidencia.
Seguimiento y capacidad
- Solicitudes de información.
- Situaciones adversas.
- Seguimiento de recomendaciones.
- Denuncias y antecedentes.
- Control de plazos.
- Capacidad operativa del OCI.
El auditor decide qué alerta utiliza, qué pruebas realiza y qué
actuación corresponde. La inteligencia artificial no sustituye su
juicio profesional.
12. Seguimiento de recomendaciones
La plataforma permite controlar:
- Informe que originó la recomendación.
- Recomendación emitida.
- Funcionario responsable de implementarla.
- Acción propuesta.
- Plazo.
- Documentos presentados.
- Estado de implementación.
- Resultado obtenido.
- Reincidencia de la deficiencia.
La IA puede advertir retrasos o evidencia insuficiente. El OCI determina el estado oficial conforme a la normativa aplicable.
13. Denuncias y antecedentes
Con acceso reservado y protección de la identidad cuando corresponda, se puede registrar:
- Fecha de recepción.
- Materia denunciada.
- Entidad y dependencia.
- Personas o procesos mencionados.
- Documentos entregados.
- Operaciones relacionadas.
- Antecedentes semejantes.
- Derivación y estado.
La IA puede detectar conexiones y duplicidades, pero no determina que
una denuncia sea verdadera ni declara culpabilidad.
14. Capacidad operativa del OCI
La plataforma puede mostrar:
- Jefatura titular o encargada.
- Número de auditores.
- Especialidades disponibles.
- Carga de trabajo.
- Servicios en ejecución.
- Riesgos pendientes.
- Necesidad de especialistas.
- Restricciones de acceso.
- Información no entregada por la entidad.
- Riesgos importantes sin cobertura.
Esto permite distinguir la falta de actuación de una verdadera limitación de personal, especialidad o acceso a la información.
15. Supervisión de la Contraloría
En una capa institucional autorizada, NÚCLEO CONTROL puede facilitar:
- Registro de ámbitos de control.
- Supervisión del Plan Anual de Control.
- Avance de los servicios.
- Productos emitidos.
- Recomendaciones pendientes.
- Capacidad de cada OCI.
- Entidades sin cobertura suficiente.
- Riesgos recurrentes.
- Patrones entre varias entidades.
- Consolidado nacional.
- Memoria histórica de control.
NÚCLEO CONTROL no asigna ámbitos de control ni designa jefes de OCI.
Estas decisiones corresponden exclusivamente a la Contraloría General
de la República.
16. Continuidad entre gestiones
Cuando cambian las autoridades, NÚCLEO CONTROL conserva una memoria organizada con:
- Contratos en ejecución.
- Obras pendientes.
- Obligaciones futuras.
- Presupuesto comprometido.
- Bienes adquiridos.
- Metas no cumplidas.
- Riesgos no superados.
- Acciones correctivas pendientes.
- Recomendaciones por implementar.
- Responsables de cada asunto.
- Evidencias originales.
De esta manera, la nueva gestión no comienza sin información y se conserva la evidencia necesaria para demostrar lo sucedido.
Las siete preguntas que NÚCLEO CONTROL permite responder
1. ¿Qué se hizo?
2. ¿Quién participó?
3. ¿Con qué competencia actuó?
4. ¿Qué recursos utilizó?
5. ¿A qué partida se cargó?
6. ¿Qué resultado se obtuvo?
7. ¿Qué evidencia lo demuestra?
Control con evidencia, procesos y resultados
NÚCLEO CONTROL no busca producir más papeleo. Convierte la información existente en una memoria trazable que facilita la gestión, el trabajo independiente del OCI y la supervisión de la Contraloría.
PRUEBE NÚCLEO EN SU INSTITUCIÓN